- AIにメール返信を考えてもらうことはできる
- メールの返信を考えてくれるAIツール/アプリおすすめ7選
- AIにメールの返信を考えてもらうメリットは、「仕事の効率化」
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今回の記事では、「メール返信を考えてくれるおすすめのAIツール/アプリ」について詳しく解説していきます。
また、「AIにメールの返信を考えてもらうメリット」や「AIにメールの返信を考えてもらう際の注意点」についても徹底解説していきます。
- メール返信にかかる手間が多くて困っている
- メール返信に役立つAIツールやアプリを知りたい
- AIにメール返信を書いてもらう方法を知りたい
このような悩みを抱えている方は、この記事を読んでメール返信にAIを活用してみましょう！
この記事の目次
AIにメール返信を考えてもらうことはできる
理沙
メールの返信を効率よくAIに書いてもらうことはできるのでしょうか？
結論から言うとAIにメール返信を考えてもらうことはできます。
それらのAIについて、解説していきますね。
Restudy編集長 風間
返信を考えてくれるAIは大きく分けて2種類ある
メール返信を考えてくれるAIは、大きく分けて以下の2つです。
受信したメールの内容をAIが分析し、返信としてふさわしい文章をいくつか提案するものです。
このパターンのメリットは、AIに指示する必要がないため、手間が少ないことです。
しかし一方で、内容分析が上手くされなかった場合、的外れな回答しか提案されない場合があります。
また、修正が多く必要な場合があります。
そのため、単純な内容のメールを多く扱う場合は、こちらのパターン①を利用することをおすすめします。
受信したメールの内容と、返信を考える際に注意してほしいことを命令することで、メール返信にふさわしい文章を考えるものです。
このパターンのメリットは、精度が高いAIが文章を考えてくれるため、少しの修正で適切なメール返信が作成できることです。
しかし一方で、パターン①に比べて入力事項が多いなど、単純な内容のメール返信には向かない場合もあります。
そのため、複雑な内容のメールを多く扱う場合は、こちらのパターン②を利用することをおすすめします。
次のセクションでは、種類別のおすすめAIツール/アプリを紹介していきますね。
Restudy編集長 風間
【選ぶだけでOK！】メールの返信を自動で考えてくれるAIツール/アプリおすすめ
健太
メール返信を考えてくれるAIツールには2種類あるんですね。
メール返信作成におすすめなAIツールやアプリを具体的に教えてほしいです！
AIツールやアプリはたくさんありすぎて、どのツールを使うべきか迷いますよね。
それでは、メール返信作成に役立つおすすめのAIツールやアプリを紹介します！
Restudy編集長 風間
- ツール/アプリ①：AIto mail
- ツール/アプリ②：スマートリプライ
- ツール/アプリ③：HIX Writer
AIto mail（課金あり/登録必須）
おすすめのAIツール/アプリ1つ目は、AIto mailです。
以下にAlto Mailの特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
- お問い合わせメールにAIが「1分」で返信
- ナレッジデータに基づいた最適なメール返信文を自動生成
- 質問回答やパーソナライズした柔軟な返答が可能
- 回答精度70~90％（自社運用データに基づく）
以下のように、問い合わせメールが来たら、自動でメール返信の文章を作成してもらうこともできます。
その代わり、AIの精度も高いものと考えられます。
Restudy編集長 風間
理沙
確かに、単なる自動返信ではなく、内容に合わせてAIが柔軟に文章を考えてくれるのはとても助かりますね！
スマートリプライ（無料/Googleアカウント必要）
おすすめのAIツール/アプリ2つ目は、スマートリプライです。
以下にスマートリプライの特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
- AIが受信メールの内容を解析し、返信として考えられる一文を提案
- 候補をクリックすると自動的に返信画面に移行
- 候補文を選択後、自由に編集できる
〈スマートリプライを利用する方法〉
- Gmailにアクセス
- 右上にある設定アイコン【すべての設定を表示】をクリック
- 【全般】タブをクリック
- 【スマート リプライ】横の【スマート リプライをオンにする】をクリック
- 下部にある 【変更を保存】をクリック
以上の手順を終えると、受信したメールの一番下に、以下のような「返信の候補」が表示されます。
以下に、実際にスマートリプライを利用している人の口コミを紹介します。
Gmailのスマートリプライ、すげえ。デザイナーさんとのやりとりで提示された返信文例、めっちゃ合ってるじゃん…。
「誤字の修正お願いします」「脱字の修正お願いします」「文字数不足を行間の調整でなんとかしてくださいますようお願いします」も表示されれば完璧。 pic.twitter.com/PquyHJDKI0
— 高橋 剛 (@gekkantakago) March 21, 2021
Gmailのスマートリプライ、軽すぎて送れない pic.twitter.com/6GuKzZCjPW
— kewpie (@kewpie_design) February 1, 2024
ご覧のように、まだスマートリプライの精度にはバラつきがあるようです。
しかし候補をクリックすると自動的にメール返信画面に移行するなど、手間を省いてくれる機能は便利ですよね。
ぜひ一度使ってみてください！
Restudy編集長 風間
HIX Writer（無料/登録不要）
おすすめのAIツール/アプリ3つ目は、HIX Writerです。
以下にHIX Writerの特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
- 受信メールの文章を張り付けることで、自動で返信を作成
- 相手に合わせて口調（13種類）を選択できる
- 50以上の言語に対応
- リライトや要約もできる
以下のように、メールの本文に加えて対象者や口調を選択できるようになっています。
HIX Writerは登録せずサイト上で利用することができますが、chromeに追加してメール返信に活用することも可能です。
使いやすい方法を選んで下さいね。
Restudy編集長 風間
【内容指示して正確に！】メールの返信を考えてくれるAIツール/アプリおすすめ
理沙
ただ、返信内容をもう少し細かく指示したい場合もあると思います。
もう1つの、「回答内容を指示して文章を作成してもらうパターン」も知りたいです！
では、AIに指示して返信を考えてもらうアプリやツールを紹介します。
Restudy編集長 風間
- AIツール/アプリ①：ChatGPT Writer
- AIツール/アプリ②：Help me write
- AIツール/アプリ③：Monicaメール返信ジェネレータ
- AIツール/アプリ④：text.cortex
ChatGPT Writer（無料/登録＆インストール必須）
おすすめのAIツール/アプリ1つ目は、ChatGPT Writerです。
ChatGPT Writerは、GoogleChromeの拡張機能です。
以下にChatGPT Writerの特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
- 「メール返信文を作成してください」など、命令することで文章を作成
- 新規メールの作成時にも使える
- 日本語に対応（デフォルトは英語）
以下は、ChatGPT Writerの使い方を分かりやすく解説している公式動画です。
以下に、実際にChatGPT Writerを利用している人の口コミを紹介します。
- 短い言葉からこんな広がりのある文章ができるなんて凄い
- 無料でできて凄いです
- とても便利！
引用:chromeウェブストア
Restudy編集長 風間
Help me write（無料/Googleアカウント必要）
おすすめのAIツール/アプリ2つ目は、Help me writeです。
Help me writeはGoogleがChromeに追加した機能で、オンライン上でレビュー等を書くときに文章作成を手伝ってくれます。
以下にHelp me writeの特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
- プロンプトを入力すると、返信メールの作成を補助してくれる
- 内容を自動で解析し、文脈に沿った例を提案
- Webサイト内でのレビュー記入等にも対応
- 2024年7月現在、対応言語は英語のみ
ただ、Googleは膨大なフィードバックをもとに精度を上げ続けると考えられるため、日本語で使用できるようになるとかなり使いやすそうですよね。
Restudy編集長 風間
Monicaメール返信ジェネレータ（アプリ内課金あり/インストール必須）
おすすめのAIツール/アプリ3つ目は、Monicaメール返信ジェネレータです。
以下にMonicaメール返信ジェネレータの特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
- AIが、受信したメールの内容に加え、送信者の意図を分析
- 高精度なGPT-4、chatGPTのAIモデルを使用
- 送信相手によって、文章の口調を柔軟に変えられる
Monicaメール返信ジェネレータは、ブラウザストアからインストールし、ツールバーにピン留めすることで使用できます。
また、Cmd/Ctrl + Mキーでいつでもすぐに使用することができます。
Restudy編集長 風間
以下に、実際にMonicaメール返信ジェネレータを利用している人の口コミを紹介します。
- 懇意にしている大学の先生に紹介されました。 使い勝手がとても良い。満足しています。
- 配置、機能、デザイン共に優れていて使いやすかった。 動画制作にてタイトルや説明文も直ぐに回答してくれました。
引用:chromeウェブストア
text.cortex（無料/登録必須）
おすすめのAIツール/アプリ4つ目は、text.cortexです。
以下にtext.cortexの特徴をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
- ユーザー独自のライティングスタイルや知識を学習し、適応させる
- メールの内容に合わせた迅速で正確な返信を生成
- 25以上の言語に対応
- 日本語精度はまだ発展途上
以下に、実際にtext.cortexを利用している人の口コミを紹介します。
参考:text.cortex
理沙
Restudy編集長 風間
AIにメールの返信を考えてもらうメリット
理沙
でも、本当にAIを使ってもいいんでしょうか？
少し不安になってきました・・・
では、AIにメール返信を考えてもらうメリットを紹介しますね。
Restudy編集長 風間
- メリット①：返信に考える時間を短縮できる
- メリット②：誤字脱字が少なくなる
- メリット③：返信スピードを早くできる
メリット①：返信に考える時間を短縮できる
メリット1つ目は、「メールの返信を考える時間が短縮できる」です。
なぜなら、AIは、丁寧な言葉遣いや正しい漢字を使った文章を数秒で考えてくれるからです。
人間が1から考えるとかなりの時間がかかりますが、AIに任せることで、メール返信にかかる時間を短縮することができます。
日本ビジネスメール協会によると、仕事で1日に送受信しているメールの平均通数は、送信「12.27通」、受信「47.83通」でした。
また、同協会のメールを1通書くのにかかる平均時間は「5分57秒」というデータから、1日のうちビジネスメールの返信に費やす時間は、平均「68.34時間」と言えます。
AIに返信メールを書いてもらうことで時間短縮すれば、返信にかかる時間を大幅に減らすことができ、仕事の効率化につながるのです。
メリット②：誤字脱字が少なくなる
メリット2つ目は、「誤字脱字が少なくなる」です。
なぜなら、AIは誤字・脱字を検知することができ、正しい言葉遣い、用法で文章を考えてくれるからです。
人間が手動で文字を打つと変換ミスなどが起きやすく、メールの返信相手にも不快な印象を与える可能性があります。
日本ビジネスメール協会によると、見つけたメールの失敗の内容第1位は「誤字や脱字（45.06%）」でした。
つまり、誤字脱字のミスはかなりの確率で気付かれてしまうと考えてよいでしょう。
そのため、誤字脱字を減らすことで相手に与えるミスの印象も減らすことができるのです。
そのため、AIでメール返信の誤字脱字を減らすのはとても有効な手段ですよね。
Restudy編集長 風間
メリット③：返信スピードを早くできる
メリット3つ目は、「メールの返信スピードを早くできる」です。
なぜなら、メール返信を考えるのにかかる時間と、誤字脱字等の修正にかかる時間が短縮されるからです。
特に、受信したメールを読み込み自動で返信を考えてくれるタイプのAIツールならば、読む時間も短縮することができます。
健太
AIにメール返信を考えてもらうことで、結果的に、返信スピードも速くなるのです。
Restudy編集長 風間
AIにメールの返信を考えてもらう時の注意点
健太
AIにメール返信を書いてもらうメリットが分かりました！
早速AIに返信を考えてもらおうと思うのですが、どんなことに注意したらいいでしょうか？
良い質問ですね！
AIにメール返信を考えてもらう際に気を付けなければならない点が3点ほどあるので、解説していきます。
Restudy編集長 風間
- 注意点①：全てコピペはしない
- 注意点②：間違った情報がないか確認する
- 注意点③：個人情報を入れすぎない
注意点①：不自然な文章がないかチェックする
AIにメール返信を考えてもらう際の注意点1つ目は、「不自然な文章がないかチェックする」です。
なぜなら、AIが書く文章は文脈がつながっていない場合や言い回しが不自然な場合があるからです。
AIは便利な反面、独自性に欠けたり根拠が曖昧だったりと、そのままコピペするとバレてしまう要素を多く持っています。
そのため、作成された文章をそのまま使用する前に、よくチェックするようにしましょう。
注意点②：内容に誤りがないかチェックする
AIに返信を考えてもらう際の注意点2つ目は、「内容に誤りがないかチェックする」です。
なぜなら、AIは情報の根拠を明確に示さない場合があり、全てが正しいとは限らないからです。
文章を作成する中で知らない情報やデータが出てきたら、それが本当に正しい情報なのか自分で調べるようにしましょう。
また、日時などは内容に合わせて自分で書く必要があるので、誤りやや記入漏れがないようによく確認しましょう。
注意点③：会社で使う際にはAIツールを使用して良いか確認する
AIに返信を考えてもらう際の注意点3つ目は、「会社で使う際にはAIツールを使用して良いか確認する」です。
なぜなら、情報漏洩の危険性があるからです。
実際にChatGPTに入力した情報が漏れたり、バグによって別の利用者の履歴が表示された事例があります。
詳しい説明は以下の記事にて公開されているので、気になる方はご覧ください。
個人情報を入力していた場合、そうした問題が起こった際に流出する危険性があります。
そのため、AIツールは会社に確認したうえで使用し、個人情報や会社の情報はなるべく入力しないようにしましょう。
返信を考えてくれるAIに関するよくある質問
健太
AIにメール返信を考えてもらう際に注意すべき点がよくわかりました！
早速利用してみようと思います。
教わった方法でAIを活用すれば、メール返信をAIに書いてもらったとバレる心配はないんでしょうか？
メール返信をAIに考えてもらったことは、気付かれたくないですよね。
それでは、質問に回答していきます！
Restudy編集長 風間
質問①：AIが書いたとバレる可能性は？
結論から言うと、メール返信をAIが書いたとバレる可能性はほとんどありません。
なぜなら、ビジネスメールの返信にはある程度「定型文」があり、オリジナリティは重視されないからです。
小説やレポートとは違い、ビジネスメールの目的は内容を正確に伝えることです。
そのため、内容や情報が正しければ、AIに書いてもらったとバレる可能性はとても低いと言えます。
理沙
私たちはメール返信をする際、普段から定型文を参考にしているということなんですね。
まとめ：AIにメールの返信を考えてもらって業務を効率化しよう
いかがでしたか。
この記事では、「メール返信を考えてくれるおすすめのAIツール/アプリ」について徹底解説しました。
また、それに加えて「AIにメールの返信を考えてもらうメリット」や「AIにメールの返信を考えてもらう際の注意点」などについても解説しました。
AIにメールの返信を考えてもらうことで、業務を効率化できることがお分かりいただけたと思います。
仕事でのメール返信を効率的に行いたい人は、ぜひ試してみてください！